Office 2007. Мультимедийный курс

ОглавлениеДобавить в закладки К обложке

Планирование встреч и событий с помощью Календаря

Как известно, современный деловой человек часто присутствует на различного рода встречах и мероприятиях. Нередко целый рабочий день посвящается тому, что приходится с кем-то встречаться, вести какие-то переговоры, куда-то ехать и т. д.

В программе Microsoft Outlook 2007 для ввода, редактирования и хранения информации о подобных мероприятиях предназначен режим работы Календарь.

Для перехода в режим работы Календарь выполните команду главного меню ПереходКалендарь либо нажмите кнопку Календарь, которая находится в области переходов. Интерфейс программы в режиме работы Календарь представлен на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Окно программы для работы в режиме Календарь

В верхней части рабочей области отображается выбранная в календаре дата (на рис. 5.12 выбрана дата – 30 апреля 2008 г.). Слева находится календарь, в котором текущая дата выделена квадратиком (на рис. 5.12 те кущая дата – 30 апреля).

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Порядок работы с календарем подробно проиллюстрирован в видеолекциях раздела «Назначение встреч и планирование времени с помощью календаря Outlook 2007».

В центральной части рабочей области показывается список запланированных мероприятий на ту дату, которая указана в календаре (щелкая кнопкой мыши на разных датах, можно быстро просмотреть перечень запланированных мероприятий на любой день).

Для ввода информации о новой встрече необходимо выполнить команды главного меню ФайлСоздатьВстреча и ДействияСоздать встречу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования информации о введенной ранее встрече, дважды щелкните на ней кнопкой мыши или выберите пункт Открыть контекстного меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования встречи, изображенное на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Режим редактирования данных о встрече

Чтобы ввести информацию о предстоящей встрече, перейдите в режим Встреча. Для этого нажмите одноименную кнопку на вкладке Встреча в группе Показать.

В первую очередь необходимо определить тему предстоящей встречи. В поле Тема введите текст, который будет кратко характеризовать суть предстоящей встречи, например: Плановое совещание, Обсуждение графика поставок и т. д.

В поле Место укажите конкретное место проведения предстоящей встречи. Любой текст, который вы вводите в поле Место, автоматически добавляется в раскрывающийся список и впоследствии доступен для выбора. Примеры значений данного поля: Головной офис, Зал брифингов, Ресторан «Вернисаж» и т. д.

Из раскрывающегося списка Начало выберите дату начала проведения встречи. Время начала встречи выберите из раскрывающегося списка либо введите с клавиатуры. Аналогичным образом в поле Конец укажите дату и точное время окончания встречи.

Если установлен флажок Целый день, то данная встреча автоматически будет преобразована в событие. При установленном данном флажке становятся недоступными поля, предназначенные для ввода точного времени начала и окончания мероприятия.

Возможности программы предусматривают настройку и выполнение оповещений (напоминаний) о предстоящей встрече за определенное время до ее начала (например, за 15 минут, за час и т. д.). Чтобы выполнить такую настройку, выберите из раскрывающегося списка Напоминание группы Параметры вкладки Встреча требуемый интервал времени.

В поле Показать как (вкладка Встреча, группа Параметры) можно указать информацию о вашей занятости для пользователей, просматривающих ваше расписание. Из раскрывающегося списка выберите один из следующих вариантов: Свободен, Под вопросом, Занят или Нет на работе.


Логин
Пароль
Запомнить меня